استفاده از بارکد خوان کار آسانی است به این صورت که با وصل کردن کابل بارکد اسکنر به کامپیوتر به راحتی دستگاه شروع به کارکرد می نماید.

بارکد خوان با شناسایی کد به وسیله ی نور قرمز شروع به کار می کند ،سنسور موجود در بارکد اسکنر نور منعکس شده از سیستم روشنایی را شناسایی کرده و با ولتاژ مختلف که نمایانگر شدت انعکاس می باشد.

یک علامت آنالوگی تولید می کند سپس مبدل علامت آنالوگ را به یک علامت دیجیتالی که رمزخوان آن را تشخیص می دهد تبدیل خواهد کرد رمزخوان این علامت دیجیتالی را تجزیه و تحلیل می کند و عملیات لازم برای تأیید آن را انجام می دهد. رمز را قابل فهم کرده و سپس اطلاعات را به کامپیوتر منتقل میکند.

مراحل عملکرد بارکد خوان:

1.      نور لیزری یا LED سر بارکد خوان با قرار گرفتن بر روی بارکد روشن میشود

2.      نور از بارکد یک جزء نور الکترونیکی به نام سلول فتو الکتریک منعکس می کند. مناطق سفید از بارکد بیشترین نور را و مناطق سیاه و سفید حداقل نور را منعکس میکنند

3.      ھمانطور که بارکد خوان روی بارکد حرکت میکند، سلول یک الگوی روشن و خاموش پالس تولید میکند که با خطوط سیاه و سفید مطابقت می کند.

4.      یک مدار الکترونیکی متصل به بارکد اسکنر این پالس روشن- خاموش را تبدیل به رقم ھای باینری میکند

5.      از ارقام 0-1به یک کامپیوتر وصل شده به بارکد خوان فرستاده میشوند.